Privacyverklaring Hokato Holding

Uw privacy wordt door ons gerespecteerd. Hokato Holding BV (hierna: Hokato Holding) streeft ernaar om uw privacy zo goed mogelijk te waarborgen en zal vertrouwelijk omgaan met de informatie die u bij ons aanlevert. Bij de verwerking van persoonsgegevens nemen wij de geldende wet- enregelgeving op het gebied van privacy in acht. Hokato Holding wordt op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle gegevensverwerkingen die door Hokato Holding worden gedaan en voor alle door haar beheerde websites. De functionaris gegevensbescherming van Hokato Holding is de heer Patrick Lankhaar, bereikbaar via e-mail privacy@freshtandartsen.nl.
Deze privacyverklaring is voor het laatst gepubliceerd op 12-02-2025.

Om uw privacy zo goed mogelijk te kunnen waarborgen, hanteren wij een aantal kernwaarden:
• Informeren - Wij willen u zo goed mogelijk informeren hoe en waarom wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacyverklaring.
• Verzameling beperken - Wij letten er nauw op dat onze verzameling van persoonsgegevens beperkt blijft tot alleen datgene wat echt nodig is voor de goede werking van de website en de door u gebruikte diensten.
• Uw gegevens blijven bij ons - Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan andere partijen, tenzij dat nodig is om de gebruikte dienst te kunnen leveren of wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn.
• Beveiligen - Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen en eisen dat ook van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken.
• Wij respecteren uw wettelijke rechten - Op basis van de wet heeft u verschillende rechten. In deze privacyverklaring informeren wij u daarover.

Categorieën persoonsgegevens
Door het gebruiken van de website en de daarop beschikbare diensten laat u bepaalde
gegevens bij ons achter. Dat gebeurt ook bij ons in de praktijk in het kader van de uitvoering
van de behandelovereenkomst. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij bewaren en
gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven of
waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken.
Afhankelijk van de dienst die u gebruikt kunnen wij de volgende gegevens verzamelen:

• NAW gegevens
• Burgerservicenummer
• Geslacht en geboortedatum
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Gegevens betreffende uw gezondheid
• Verzekeringsgegevens
• De naam van uw andere zorgverleners
• Tijdstip van uw afspraak;
• Betalingsgegevens en factuuradres
• IP-adres

Grondslag voor gegevensverwerking
Wij mogen alleen rechtmatig persoonsgegevens van u verwerken als wij dat doen op basis
van een wettelijke grondslag. Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel op basis van een wettelijke grondslag:

• Uitvoering van de overeenkomst: voor de doeleinden die gericht zijn op het aanbieden van onze dienstverlening, bijvoorbeeld om uw inschrijving af te handelen;
• Gerechtvaardigd belang: in bepaalde gevallen hebben wij een gerechtvaardigd belang voor het verwerken van uw persoonsgegevens, zoals het informeren van onze patiënten over actualiteiten of wijzigingen in onze dienstverlening.
• Wettelijk verplicht: voor doeleinden die gericht zijn op het verwerken van uw medische gegevens en het bijhouden van uw medisch dossier kunnen wij een wettelijke grondslag hebben.

Doeleinden gegevensverwerking
De persoonsgegevens die door ons worden verzameld, worden gebruikt voor de volgende
doeleinden:

• Het aanmaken van uw account om u bij de praktijk in te schrijven
• Het inloggen op uw account
• Het bijhouden van uw medisch dossier
• Het inplannen van een afspraak
• Het uitvoeren van een behandeling
• Het factureren van de uitgevoerde behandeling
• Het bijhouden van door u aangegeven voorkeuren
• Het versturen van een nieuwsbrief
• Het verbeteren van onze dienstverlening
• Het uitvoeren van overige, door u gevraagde, diensten
• Het beantwoorden van een ingevuld contactformulier
•Het delen van (Gepseudonimiseerde) persoonsgegevens voor statistische doeleinden

Wij zullen uw persoonsgegevens niet voor andere dan bovengenoemde doeleinden verwerken, tenzij u daar vooraf toestemming voor heeft gegeven of wij dit op grond van de wet mogen of moeten doen. Daarnaast behandelen wij deze informatie vertrouwelijk en gebruiken wij deze uitsluitend om aan u de juiste zorg te kunnen bieden.

Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derden
Hokato Holding verstrekt de gegevens uitsluitend aan partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van de overeenkomst tussen u en onze organisatie of wanneer een wettelijke verplichting ons dat voorschrijft.

Met al deze partijen zijn overeenkomsten afgesloten waarin bepaald is welke activiteiten in opdracht zijn en onder gezag en instructie van Hokato Holding uitgevoerd mogen worden. Deze partijen mogen de gegevens niet voor eigen of andere doeleinden verwerken of gebruiken.

Daarnaast zullen wij uw gegevens nimmer aan derden verhuren, verkopen of op andere wijze verstrekken voor commerciële doeleinden.

Bewaartermijnen
Wij zullen uw gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de in deze privacyverklaring beschreven doeleinden, Hokato Holding hanteert de volgende bewaartermijnen.

Contactgegevens: 3 jaar na einde van de overeenkomst of laatste contactmoment.
Informatieverzoeken, klachten: 3 jaar na afhandeling van uw verzoek of klacht.
Transactiegegevens: 5 jaar waaronder afgenomen producten en diensten.
Financiële gegevens: 7 jaar conform de hiervoor wettelijk geldende termijn.
Medische gegevens: 20 jaar conform de hiervoor wettelijk geldende termijn.

Beveiligingsmaatregelen
Om uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen hebben wij passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Binnen de praktijk hebben wij een privacy en securitybeleid opgesteld en geïmplementeerd.

De toegang tot uw gegevens is zodanig ingericht dat uitsluitend geautoriseerde medewerkers van Hokato Holding toegang hebben tot uw gegevens voor zover zij dit nodig hebben voor de uitoefening van hun functie. Tevens hebben alle medewerkers die persoonsgegevens verwerken of inzien zich verplicht tot geheimhouding.

Verwijzingen naar websites van derden (via hyperlinks)
Om u van dienst te zijn hebben wij op onze websites verwijzingen opgenomen naar websites
van derden. Hokato Holding kan echter geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot de omgang met uw persoonsgegevens door die partijen.
Wij maken u er graag op attent dat wanneer u deze websites bezoekt, de voorwaarden uit de privacy verklaringen van deze derden van toepassing zijn. Wij raden u aan om de privacy verklaringen van deze websites te lezen voordat u daar verder gebruik van maakt.

Het gebruik van cookies
Voor het functioneren van onze praktijkwebsite maken wij gebruik van cookies. Cookies zijn
informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden
opgeslagen op of uitgelezen van het device (zoals PC, tablet of smartphone) van de
bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het device. Cookies zijn er in verschillende
soorten. Wij maken gebruik van de volgende soorten cookies:

• Functionele cookies:
Met behulp van deze cookies herkennen wij uw computer (of smartphone, tablet etc.). Zonder deze cookies kunnen bepaalde onderdelen op de website niet goed worden gebruikt. Wij herkennen met de cookies bepaalde voorkeuren of instellingen die voor u de juiste ervaring opleveren.

• Analytische cookies:
Wij maken gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers onze website gebruiken. De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op haar servers. Lees het privacybeleid van Google voor meer informatie, als ook het specifieke privacybeleid van Google Analytics. Verder hebben wij Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten, tot slot laten wij de IP-adressen anonimiseren.

Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de website aan ons te kunnen verstrekken en om haar adverteerders
informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op.

In uw browser kunt u de instellingen rond het gebruik van cookies desgewenst aanpassen.
Ook kunt u eventueel handmatig cookies verwijderen. Dit leest u na in de handleiding van
uw browser.

Uw rechten
Wanneer u persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, heeft u verschillende rechten die u
kunt uitoefenen. Zo heeft u recht op inzage, rectificatie en het wissen van uw gegevens. Ook
kunt u ons verzoeken om uw gegevens aan u of een andere partij over te dragen of om de
gegevensverwerking te beperken. Het staat u daarnaast vrij om bezwaar te maken tegen een
verwerking van uw gegevens. U kunt bovendien uw eerder gegeven toestemming voor de
gegevensverwerking altijd in te trekken. U kunt uw verzoek bij ons kenbaar maken door ons
een e-mail te sturen aan privacy@freshtandartsen.nl. Wij streven ernaar om u zo snel mogelijk van een reactie te voorzien, in ieder geval binnen 4 weken.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. Deze
wijzigingen zullen via onze praktijkwebsite bekend worden gemaakt. Wij raden u daarom
aan om deze verklaring regelmatig te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de
hoogte bent.

Onze contactgegevens
Heeft u nog vragen of opmerkingen na het lezen van deze privacyverklaring?
Dan kunt u hiervoor contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

Hokato Holding BV
Duitslandweg 4
2411 NT Bodegraven
085-3012459
privacy@freshtandartsen.nl

Tandartspraktijk Dollardlaan